Overstappen van webbureau: de checklist
Door Uniqode
Een website overdragen is meer dan een map bestanden ontvangen. Je nieuwe partner moet begrijpen hoe de site werkt, hoe wijzigingen worden uitgerold en van welke diensten hij afhankelijk is. Je organisatie moet eigenaar blijven en weten wie tijdens de overgang verantwoordelijk is.
Begin met een inventarisatie
Maak één overzicht van accounts en onderdelen. Noteer per onderdeel de eigenaar binnen de organisatie, het huidige technische aanspreekpunt, waar relevant de verlengdatum en de benodigde overdrachtsactie. Noteer waar toegangsgegevens worden beheerd; zet geen wachtwoorden in de checklist zelf.
- Domein en DNS: account bij de registrar, domeineigenaar, verlenging en DNS-beheer.
- Hosting: hostingaccount, server of platform, omgevingen en supportcontact.
- Code: repository, maatwerkmodules of plugins, thema, dependency-bestanden en relevante licenties.
- Content en bestanden: database, media, eventuele afgeschermde bestanden en migratievereisten.
- Uitrol: bouwstappen, configuratie, releaseproces en instructies om terug te keren naar een vorige versie.
- Externe diensten: formulieren, e-mailbezorging, zoekfunctie, eventuele betaal- of CRM-koppelingen, analytics en monitoring.
Vraag ook naar de dagelijkse praktijk
Vraag een overzicht van bekende problemen, afwijkende instellingen, geplande taken en handmatige handelingen. Welke updates staan klaar en wat is getest? Hoe worden back-ups gemaakt en teruggezet? Waar staan de actuele instructies voor een release?
Een korte uitleg door de vertrekkende partner kan informatie opleveren die bij alleen een bestandsoverdracht ontbreekt. Leg de uitkomsten vast in documentatie die je organisatie en de nieuwe partner kunnen gebruiken.
Regel toegang bewust
Spreek af welke personen toegang nodig hebben tot welke systemen. Gebruik waar mogelijk de uitnodigings- en toegangsfuncties van de betreffende dienst. Draag geheime gegevens over via een afgesproken veilige methode, niet via gewone e-mail of een gedeelde briefing.
Houd duidelijk wie binnen je organisatie eigenaar van de beheeraccounts is. Controleer de toegang van de vertrekkende partner op het afgesproken afrondingsmoment, nadat continuïteit en herstelmogelijkheden zijn gecontroleerd. Trek toegang niet in voordat het nieuwe team de website kan beheren.
Draag in stappen over
- Inventariseren: breng systemen, eigenaren, ontbrekende informatie en verantwoordelijkheden in kaart.
- Toegang en documentatie: regel de afgesproken toegang en verzamel code, gegevens en beheerdocumentatie.
- Controleren: de nieuwe partner controleert of de site kan draaien en onderhouden kan worden, bij voorkeur in een aparte omgeving.
- Overgaan: bepaal wanneer de verantwoordelijkheid wisselt, wie incidenten behandelt en of een tijdelijke contentstop nodig is.
- Afronden: bevestig de checklist, openstaande punten, toegangswijzigingen en de route voor ondersteuning.
Spreek af wanneer de overdracht klaar is
Controleer onder meer de toegang tot repository en hosting, een beschreven uitrolproces, een bruikbare back-up en duidelijk eigenaarschap van externe diensten. Test belangrijke routes zoals aanvragen, inloggen of andere relevante functies na wijzigingen aan hosting of configuratie.
De overdracht kan werk blootleggen dat losstaat van regulier onderhoud: niet-ondersteunde software, ontbrekende documentatie of een koppeling zonder duidelijke eigenaar. Leg dat werk vast en bepaal eerst de prioriteit.
Een beheersbare volgende stap
Zoek je een nieuwe technische partner? Ons Websiteonderhoud begint met beoordeling van de site en de overdrachtsvereisten. Heeft de website zelf een nieuwe richting nodig, dan helpt een Websiteplan om die te bepalen.